Vedtægter for Personaleforeningen DXC PULS
§ 1 Foreningens navn:
Personaleforeningen DXC PULS er paraplyorganisation for alle DXC’s sociale aktiviteter. Personaleforeningen er i det efterfølgende kaldt for PULS.
§ 2 Formål:
Foreningens formål er at samle alle medarbejdere for igennem sociale, kulturelle, sportslige og festlige sammenkomster at lære hinanden at kende og styrke sammenholdet.
§ 3 Medlemsoptagelse:
Stk. 1.
Alle ansatte i DXC i Danmark kan blive medlem af PULS. Med ansatte forstås medarbejdere, der er lønnet af DXC. I lønnede DXC medarbejdere indgår også konsulenter fra DXC’s andre globale regioner.
Stk. 2.
Medlemmer af DXC´s veteranklub kan også blive medlem
Stk. 3.
Medarbejdere, der arbejder på DXC ´s lokationer i Danmark, men lønnes af en anden virksomhed, kan optages som medlem.
Stk. 4.
Ved deltagelse i et arrangement indmeldes man automatisk i PULS. Medlemskab gælder i mindst 12 måneder, med mindre medlemmets ansættelsesforhold ophører.
§ 4 Medlemsrettigheder:
Deltagelse i Klubbens arrangementer, som medlemmerne har meldt sig til.
§ 5 Medlemsforpligtigelser:
Kontingentet fastlægges af generalforsamlingen og opkræves månedligt.
Dog skal medlemmer, der ikke kan trækkes via lønsystemet (se §3, stk. 2 og 3), ved indmeldelse indbetale kontingent til PULS’s konto et beløb svarende til medlemskab for den resterende del af regnskabsåret (se §7). Efterfølgende forlængelse af medlemskab betales forud for et år ad gangen.
Ved deltagelse i arrangementer vil der som regel udover det månedlige kontingent være egenbetaling for at deltage i arrangementer. Dette beløb fastsættes af PULS bestyrelsen i samarbejde med arrangørerne af de enkelte arrangementer (se §6). Beløbet trækkes via løntræk for DXC ansatte og betales via bankoverførsel for ikke DXC ansatte.
§ 6 Aktiviteter
PULS afholder årligt en række arrangementer, som medlemmerne kan deltage i. Disse omfatter p.t. Bankospil, DHL Stafet, Vi Cykler til Arbejde og Bakketur (listen er med forbehold og kan ændres)
Herudover kan ethvert PULS medlem, der har forslag til afholdelse af andre arrangementer eller aktiviteter, forelægge disse for PULS Bestyrelsen. For sådanne arrangementer skal der udarbejdes et budget, der skal godkendes af PULS Bestyrelsen, så det sikres at udgifter holder sig indenfor det vedtagede budget og at arrangementer der afholdes er varierede, har en rimelig omkostning i forhold til det samlede totale budget og tilgodeser forskellige interessegrupper.
Medlemmet der foreslår og får godkendt et arrangement, skal selv være med til at planlægge og sikre arrangementets gennemførelse.
Ved godkendelse af budget vil pengene blive reserveret i regnskabet og udbetalt ved fremvisning af kvitteringer. Eventuelle a conto betalinger kan aftales med PULS bestyrelsen. Fakturaer for arrangementers afholdelse kan også udstedes til og sendes til DXC PULS, som så sørger for selve betalingen af disse.
Med mindre andet aftales med PULS bestyrelsen, vil PULS som udgangspunkt betale 50% af ethvert arrangements omkostninger for alle PULS medlemmer, resten er egenbetaling. Der skal dog være en rimelig tilslutning til arrangementet i forhold til beløbets størrelse.
Der kan laves særaftaler om øget PULS tilskud for enkelte/særlige arrangementer i løbet af året.
For gæster er der fuld egenbetaling med mindre andet aftales med PULS bestyrelsen.
§ 7 Regnskab:
Klubbens regnskabsår følger DXC's regnskabsår.
§ 8 Generalforsamling:
Generalforsamlingen er indenfor PULS den højeste myndighed i alle spørgsmål. Mødeberettiget er alle medlemmer. Stemmeberettiget er kun medlemmer der fortsat er ansat i DXC i Danmark. Stemmeret kan udøves ved fuldmagt, dog kan fremmødte medlemmer maksimalt have 1 fuldmagt.
§ 9 Indkaldelse til generalforsamlinger
Stk. 1
Afholdelse og indkaldelse af generalforsamling:
Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af 2. måned efter regnskabsårets afslutning. Indkaldelse til generalforsamlingen, der skal indeholde meddelelse og dagsorden for denne, udsendes med et varsel af mindst 14 dage.
Stk. 2.
Indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling:
For afholdelse af ekstraordinær generalforsamling kræves, at indkaldelse er underskrevet af min. 10% af medlemmerne i Klubben, eller at et flertal af bestyrelsen kræver dette afholdt.
§ 10 Dagsorden:
Dagsordenen på den ordinære generalforsamling skal mindst have følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning om Klubbens forhold og virksomhed i den forløbne periode
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab og budget
4. Indkomne forslag
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer
6. Valg af 2 revisorer
7. Eventuelt
Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent. Over generalforsamlingens forhandlinger føres en protokol af en sekretær, der udpeges af bestyrelsen. Forhandlingsprotokollen underskrives af dirigent og sekretær.
Den ordinære generalforsamling er beslutningsdygtig uden hensyn til de mødtes antal og træffer alle beslutninger med simpel stemmeflerhed undtagen i de tilfælde, hvor der er fastsat andet i vedtægterne. Den ekstraordinære generalforsamling er beslutningsdygtig såfremt 4/5 af medlemmerne, der har begæret den, er til stede. I tilfælde af stemmelighed foretages lodtrækning.
Valg af dirigent sker ved håndsoprækning. På samme måde afgøres øvrige afstemninger - dog skal der foretages skriftlig afstemning, hvis dette forlanges af bestyrelsen eller af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer.
§ 11 Bestyrelsen:
Stk. 1
Bestyrelsen består af minimum 5 medlemmer og herudover 1-2 suppleanter.
Stk. 2
Af bestyrelsens medlemmer kan højst 2 vælges fra samme afdeling. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Stk. 3
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis mindst 3 medlemmer er til stede ved et møde, hvortil indkaldelse er foretaget af et bestyrelsesmedlem.
I tilfælde af stemmelighed i Bestyrelsen vil Formandens stemme være afgørende.
Stk. 4
Hvis en eller flere bestyrelsesmedlemmer forlader Bestyrelsen, kan Bestyrelsen rekruttere nye menige bestyrelsesmedlemmer uden at indkalde til generalforsamling. Kun generalforsamlingens valgte bestyrelsesmedlemmer kan konstitueres som formand, næstformand og kasserer.
Stk. 5.
Valgbar til foreningens bestyrelse er kun medlemmer der er ansat i DXC i Danmark.
Man vælges for en 2 årig periode. Af bestyrelsens medlemmer er halvdelen på genvalg på skift. Dog kan formand og kasserer ikke gå på valg samtidig.
§ 12 Kassererpost:
Overførsel af beløb fra hovedkonto til konto for dagligdrift kan kun foretages ved underskrift af mindst 2 af følgende 3 personer: Formand, næstformand og kasserer.
Såfremt der oprettes andre konti end Hovedkontoen og Kontoen for daglig drift, skal disse ligeledes klausuleres således at mindst 2 af følgende 3 personer: Formand, næstformand og kasserer. F.eks. kan der være behov for en eller flere konti, hvortil der kan hensættes til større arrangementer.
Bestyrelsen fastsætter ud fra den månedlige regnskabsaflæggelse, hvor stort et beløb, der må henstå på ”Kontoen for daglig drift”. Der må for kontoen ”Daglig drift” disponeres via Netbank. For øvrige konti må der kun være ”Vis funktion”.
§ 13 Budgettet
Det vedtagne budget er et rammebudget forstået på den måde, at hvis der opstår situationer, hvor den planlagte budgetpost ikke forbruges, er bestyrelsen bemyndiget til at forbruge beløbet til en anden aktivitet end den/de aktiviteter, som generalforsamlingen har godkendt, dog skal den nye aktivitet holdes inden for det, der er angivet i formålsparagraffen.
§ 14 Revisorer:
Der vælges 2 revisorer.
§ 15 Ændringer:
Ved beslutning om vedtægtsændringer kræves at 3/4 af de afgivne stemmer er for vedtagelse af ændringen.
§ 16 Ophør:
Beslutning om Klubbens ophør kan kun træffes på en i den anledning indvarslet ekstraordinær generalforsamling, der har samme beføjelser som nævnt i § 10. Generalforsamlingen træffer afgørelse om afviklingen. Bestyrelsen sikrer, at anvendelsen af tilstedeværende midler sker til sociale, kulturelle, sportslige, festlige og velgørende formål for Klubbens medlemmer.
Vedtægterne er godkendt på den Ordinære Generalforsamling den 25. april 2017 og træder i kraft med omgående virkning.